Dokumentationsaufgaben der
Pfarre
Pfarrarchiv, Pfarrchronik
zusammengestellt von der
Arbeitsgemeinschaft der Diözesanarchive Österreichs
2001
 Als
WordDokument öffnen
"Die in den Archiven enthaltene Dokumentation
ist ein Erbe, das erhalten wird, um weitergegeben und genutzt
zu werden. Denn die Einsichtnahme erlaubt die Rekonstruktion
der Geschichte einer bestimmten Teilkirche und der mit ihr
unmittelbar zusammenhängenden Gesellschaft. In diesem Sinne
sind die Schriftstücke der Erinnerung ein lebendiges Kulturgut..."
Aus: "Die pastorale Funktion der
kirchlichen Archive", Rundschreiben der päpstlichen Kommission
für die Kulturgüter der Kirche, Vatikanstadt 1997.
DOKUMENTATIONSAUFGABEN DER PFARRE
1. Pfarrliche Dokumentation - wozu?
Die Frage, ob eine pfarrliche Dokumentensammlung
(Pfarrarchiv) geführt werden muss, wird im Codex Iuris Canonici
(CIC) 1983, Can.535 § 4 beantwortet. Der CIC verpflichtet
den Pfarrer bzw. die Pfarrverantwortlichen hiezu und legt
den Standard hinsichtlich der Sorgfalt, der Vollständigkeit
und des Schutzes dieser Informationen fest. Die Regelung des
kirchlichen Archivwesens in der Diözese wurde mit der "Archivordnung"
in Kraft gesetzt.
Die Notwendigkeit, Dokumente zu verwahren,
liegt zunächst darin begründet, dass ein pfarrlicher, d. h.
öffentlicher Bedarf an Rechtssicherheit vorliegt. Die historische
Dokumentensammlung ist darüber hinaus von pastoraler und kultureller
Bedeutung.
Die Pfarre braucht abgesicherte Informationen
über pastorale Daten, Vereinbarungen mit pfarrlichen Angestellten
bzw. pastoralen Mitarbeitern/innen und wirtschaftliche Belange.
Bei diesen Aufgaben wird die Pfarre zwar
von den diözesanen Ämtern unterstützt, doch das Kolorit des
kirchlich-pfarrlichen Lebens vor Ort kann nur die Pfarre selbst
dokumentieren. Dies leistet sie insbesondere durch die Führung
der Pfarrchronik und die Herausgabe von Pfarrblättern, die
die konkrete Pastoral, ihre Entwicklung und ihr Erscheinungsbild
nachvollziehbar machen.
Aber auch in jenen Fällen, in denen die Aufbewahrung
der historischen Aktenbestände des Pfarrarchivs durch das
Diözesanarchiv bzw. Archive inkorporierter Pfarren durch Stiftsarchive
besorgt wird, ist es weiterhin Aufgabe der Pfarre, die aus
der Pfarrarbeit entstehenden (wichtigen) Dokumente sorgfältig
zu sammeln und systematisch in der pfarrlichen Dokumentensammlung
(= im Pfarrarchiv) aufzubewahren.
2. Welche Unterlagen gehören in das Pfarrarchiv?
Die pfarrliche Dokumentensammlung (Pfarrarchiv)
ist das "Gedächtnis" der Pfarre. Das heißt, es ist
die Summe aller Dokumente aus der Verwaltungsführung und Pastoral,
die auf irgendeine Weise für Gegenwart und Zukunft relevant
sind - sowohl in materieller als auch in ideeller Hinsicht.
Insgesamt steckt also in den pfarrlichen
Dokumenten ein Stück Kirchen- und Seelsorgsgeschichte, eingebunden
in die Orts- und Landesgeschichte.
Ein Blick in die Überlieferungen der Pfarren
ist sozusagen auch immer ein Blick auf unsere Identität.
Diese Unterlagen sind auch für die Wissenschaft
unentbehrliche Quellen, die uns nur deswegen zur Verfügung
stehen, weil sie seit Generationen tradiert wurden. Wir beachten
diese Leistung oft erst wieder, wenn etwa eine Jubiläumsfeier
vor der Tür steht, eine pfarrliche Ausstellung oder ein Kirchenführer
zu erstellen ist.
Ein erschlossener Dokumentenbestand kann
vielfältige Informationen bieten, z.B.
- Im baulichen Bereich: Die für Versicherungs- und Haftungsfälle
relevanten Daten über ausführende Firmen, Gutachten etc.
sind nur über den Weg einer geordneten Verwaltung auf raschem
Weg auszuheben.
- Kirchenrechnungen samt Beilagen geben Hinweise auf Alter
und Wert der künstlerischen und liturgischen Ausstattung
von Pfarr- und Filialkirchen.
- Grundbücherliche Akten dokumentieren den Besitzstand
von Kirche und Pfarre.
- Ein Blick in die Pfarrchronik erleichtert den pastoralen
Einstieg in die Pfarrarbeit.
Auf einen kurzen Nenner gebracht gehören
die personalen, pastoralen und ökonomischen Grunddaten einer
Pfarre zu jenem Dokumentenbestand, der auf Dauer aufzubewahren
ist: Informationen darüber, wer zur Glaubensgemeinschaft im
Seelsorgesprengel gehört, diesen leitet bzw. mitwirkt. Dokumente
über das Kolorit der konkreten Pastoral in der Pfarre; Unterlagen
über die materielle Basis und Voraussetzungen für die Seelsorge.
Sowohl für die Kanzleiführung als auch für
die Ablage in Pfarrarchiven ist ein Aktenplan erforderlich.
Dieser soll nach Möglichkeit mit den diözesanen Ämtern "korrespondieren".
3. Sicherung der Dokumente
3.a Aufbewahrungspflicht
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht gilt,
dass grundsätzlich der gesamte Altbestand (bis 1945/55) aufzubewahren
ist. Die alte Ordnung ist grundsätzlich zu belassen.
Von den neueren Akten sind unbedingt auf
Dauer aufzubewahren:
Alle Dokumente aus der Pastoral und Verwaltungsführung,
die auf irgendeine Weise für Gegenwart und Zukunft –
sowohl in materieller als auch in ideeller Hinsicht –
relevant sind, dazu zählen:
Schriftgut für pastorale Zwecke (Matriken,
Amtsbücher, Pfarrchronik, kirchliche Statistik, Personalakten,
pfarrliche Gremien, ...) Schriftgut der Vermögensverwaltung
(wichtige Baumaßnahmen, Jahresrechnungen, Kircheninventar,
Kunstgegenstände, Glocken, Orgel, Besitz- und Rechtstitel
...) Sonstiges (Pfarrgründung, Sprengelveränderungen, Patronat,
kirchliche Vereine, Pfarrnachrichten, Bilddokumente, ...)
Nicht auf Dauer aufzubewahren sind:
Aussendungen kirchlicher oder staatlicher
Einrichtungen nach Entfall der inhaltlichen Aktualität (Grund:
Aufbewahrungspflicht liegt bei den genannten Einrichtungen
als Hauptüberlieferungsträger), ausgenommen kirchliche Amtsblätter.
Pfarrliches Schriftgut, sofern es nicht allgemeinen historischen
Quellenwert besitzt, nach Ablauf der dafür vorgesehenen gesetzlichen
oder kirchlichen Aufbewahrungsfristen.
Das Pfarrarchiv ist also nicht der "Papierkorb"
der Pfarre!
Die Verantwortlichen in der Pfarre müssen
nicht einen vollkommenen Archivar abgeben. Das Bewahren des
Schriftgutes und Kulturgutes im weiteren Sinn ist wohl jedem
zuzumuten. Was noch nicht geordnet ist, kann später in Ordnung
gebracht werden, was zugrunde gegangen ist, bleibt unersetzbar.
3. b Unterbringung
Die räumlich getrennte Aufbewahrung von Akten
der Pfarrkanzlei (= Registraturgut) und von historischem Dokumentationsgut
entlastet die Pfarrkanzlei sehr wirksam. Aktuelle Daten werden
in der Pfarrkanzlei verwahrt, historische Dokumente im Pfarrarchiv.
Der Idealfall ist ein eigener Archivraum,
der trocken, feuersicher und versperrbar ist. Dient dieser
Raum auch anderen Zwecken (z.B. Besprechungszimmer), ist das
Archivgut in versperrten Schränken unterzubringen. Solche
Archivschränke müssen gut belüftet sein. Ein nichtausgebauter
Dachboden ist für die Aufstellung eines Archivs ebensowenig
geeignet wie ein Kellerraum.
4. Benützung des Pfarrarchivs
Die gesamtösterreichische kirchliche ARCHIVORDNUNG
definiert sehr eingehend die Sicherung und Nutzung der Archivbestände
für Verwaltung und Forschung. Auch die Pfarrarchive stehen
unter gewissen Bedingungen, die in der Archivordnung genannt
sind, für Forscher offen. Vor allem sind Schutzbestimmungen
zugunsten jener Stellen, die die Akten produzieren, ebenso
auch für jene Personen, über die die Akten Informationen enthalten,
zu berücksichtigen.
Voraussetzungen für eine Benützung:
- Vorlage einer Einsichtsgenehmigung: Diese wird auf
schriftliches Ansuchen
des Benützers vom Diözesanarchiv bzw. Bischöflichen Ordinariat
erteilt, und zwar getrennt für Pfarrmatriken und Pfarrarchiv
(Akten bzw. Pfarrchronik).
- Mit der Unterfertigung des Benützerbogens
erkennt der Benützer die Bedingungen (= Pfarrarchiv-Ordnung)
an. Der Benützerbogen ist von der Pfarre mit der laufenden
Zahl zu versehen (es muss nachvollziehbar sein, wer wann
welche Akten zur Einsicht hatte).
- Wenn der Benützer nicht persönlich bekannt ist, gilt die
Ausweispflicht.
- Es dürfen nur Akten ausgegeben werden, die nicht
der Archivsperre oder sonstigen speziellen Schutzbestimmungen
(Pfarrchronik!, Matriken!) unterliegen: die Archivsperre
beträgt 50 Jahre, bzw. bei Personalia 50 Jahre nach dem
Tod; anderenfalls sind Sondergenehmigungen beim Bischöflichen
Ordinariat/Diözesanarchiv einzuholen.
- Die Akten dürfen nur unter Aufsicht eingesehen
werden (ev. beschränken auf Amtsstunden).
- Entlehnungen von Archivalien an Privatpersonen
sind ausnahmslos verboten.
- Kopien aus historischen Buchbeständen (Handschriften, dazu
gehören besonders die Altmatriken) sind aus konservatorischen
Gründen verboten (ev. fotografieren lassen), Kopien aus
gesperrten Beständen sind aus rechtlichen Gründen nicht
zulässig.
- Gebühren für die allgemeine Archivbenützung sind nicht
vorgesehen.
Sonderfälle:
Als
WordDokument öffnen
|
